دفتر مدیریت پروژه

چرایی موجودیت دفتر مدیریت پروژه

سازمان ها شاهد رشد و توسعه بسیار سریعی هستند. برای تحقق این جهش سریع و بزرگ، پروژه‌های متعددی در مقیاس کوچک و بزرگ در سازمان هاتعریف و اجرا می شوند. پروژه‌هایی که محمل و بستر توسعه و ایجاد تغییرات مطلوب در سازمان بوده‌اند.

با توجه به این دوره توسعه و جهش سریع، لزوم بازنگری در نحوه تعریف و اجرای پروژه‌ها در گسازمان ها به شدت احساس شده و این احساس نیاز پیش زمینه تشکیل واحدی به نام دفتر مدیریت پروژه شده است که اهداف کلی آن در ادامه تشریح شده است.

اهداف دفتر مدیریت پروژه

   

دفتر مدیریت پروژه بر آن است تا به نهادی کانونی در اصول مدیریت پروژه در سازمان تبدیل شود و پروژه‌های سازمان را از نظر یکپارچگی سیستم‌های مدیریت، کیفیت اجرا، کارایی و بهره‌وری و تحویل به موقع با هزینه مصوب به سطوح بالای بلوغ برساند. در آن زمان است که سازمان قادر خواهد بود پروژه‌ها را بصورت موفقیت‌آمیز و مطابق با اهداف راهبردی تعیین شده تحویل دهد.

به‌عبارت دیگر این نهاد بر آن است تا:

·         تصویری واقعی از وضعیت پروژه‌‌ها در سازمان ارائه دهد.
·         میزان موفقیت پروژه‌ها را مورد سنجش و ارزیابی قرار دهد.
·         پروژه‌ها را با استراتژی‌های مدیریت ارشد همراستا نماید.
·         پروژه‌ها به طرز کاراتری اجرا شوند.
·         همکاری و هماهنگی تیمی کاملتری میان واحدهای اجرا کننده پروژه ایجاد شود.
·         از منابع به نحو بهینه استفاده شود.
·         پیش بینی دقیق‌تری از وضعیت آینده پروژه‌ها و در نهایت پاسخ گویی به مشتری انجام شود.

تا در نهایت بتواند فعالیت های زیر را انجام دهد:

·         تهیه برنامه جامع پروژه‌های گروه با مشارکت مدیران مربوطه

·         تعریف پروژه‌های آتی گروه و تعیین اولویت هر پروژه با توجه به برنامه جامع مصوب

·         تدوین روش‌ها و فرآیندهای استاندارد برای انجام پروژه‌ها در تمام پروژه‌های گروه

·         مستند سازی و مدیریت دانش و تجربه اندوخته شده در پروژه‌ها

·         بهبود کیفیت اجرای پروژه‌ها

·         کاهش هزینه اجرای پروژه‌ها          

·         کاهش زمان اجرای پروژه‌ها

·         داشتن اطلاعات صحیح، دقیق و به روز از وضعیت پروژه‌ها به لحاظ میزان پیشرفت، میزان هزینه و مشکلات پروژه

·         تأمین نیروی انسانی تخصصی پروژه‌ها

·         شناسایی، ارزیابی و انتخاب پیمانکاران، مشاوران و تأمین‌کنندگان (مدیریت برون سپاری)

·         انتخاب و تعیین مدیر پروژه برای هر یک از پروژه‌ها به عنوان متولی اصلی آن پروژه و تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات وی

·         یکپارچه سازی تدارکات پروژه‌ها

در مورد پروژه‌های جاری گروه سیاست بر این است که دفتر مدیریت پروژه بتواند تا آنجا که امکان دارد این پروژه‌ها را از نظر کیفی بهبود بخشد و زمان و هزینه‌های آن‌ها را کاهش دهد، اما اصل بر این است که اختلال جدی در اجرای پروژه‌های جاری ایجاد نشود. برای دستیابی به این هدف اطلاعات جامع و دقیقی از وضعیت پروژه‌های موجود جمع آوری و پردازش شده‌است.

 اجرای درست و موفق فرآیندهای مربوط به دفتر مدیریت پروژه به نتایج زیر منتج خواهد شد:

·         اطلاع رسانی و گزارش دهی:

o        گزارش‌های دوره‌ای منظم از وضعیت پروژه‌ها به مدیریت ارشد

o        گزارش کارایی دفتر مدیریت پروژه

o        جمع آوری و تدوین دروس و تجارب آموخته شده در پروژه‌های موفق

·         افزایش سطح موفقیت پروژه‌ها:

o        اطمینان از اولویت‌بندی درست پروژه‌ها و منابع و همراستایی آن‌ها با استراتژی سازمان

o        شناسایی و تدوین ابزار و روش‌های درست انتخاب پروژه‌های مناسب

o        ارائه الگوی مناسب زمان بندی و کنترل زمان پروژه‌ها

o        کنترل هزینه‌ها و تلاش بر کاهش هزینه‌ها

·         ایجاد مرکز تعالی مدیریت پروژه:

o        تدوین استاندارد مدیریت پروژه

o        کمک و حمایت از کارکنان برای تبدیل شدن به افراد حرفه‌ای و دانش محور

o        مرکزی برای آموزش و ارتقا سطح دانش مدیریتی مدیران سازمان

·         افزایش سطح بلوغ سازمانی در مدیریت پروژه:

o        یکسان سازی فرآیندهای برنامه ریزی و اجرای پروژه‌ها

o        حمایت از تیم‌های پروژه در تمام فازهای پروژه

o        آموزش سازمانی مدیران پروژه در همه حوزه‌های مدیریت پروژه