مروری بر گروه های فرآیندی پروژه ها (بخش اول)

 اکثر متدولوژی های مدیریت پروژه دارای مجموعه ای از فرآیندها هستند که پروژه از طریق آن ها انجام می­شود. غالب این متدولوژی ها با فرآیند آغازین شروع می شوند و تا فاز خاتمه ادامه می یابد. مطابق با استاندارد پمباک 5 گروه فرآیندی برای هر پروژه مطرح می شود.

•  آغازین
•  برنامه ریزی
•  اجرا 
•  نظارت و کنترل 
•  خاتمه

هرکدام از این گروه های فرآیندی، از مجموعه­ای از زیرفرآیندها تشکیل شده­اند. در شکل زیر این فرآیندها و ارتباطشان به طور شماتیک نشان داده شده است.

فرآیندهای نظارت و کنترل فرآیندهای برنامه ریزی فرآیندهای اجرا فرآیندهای اختتامی فرآیندهای آغازین فاز شروع /آغاز پروژه فاز پایان/ خاتمه پروژ ه

در ادامه به تعریف هرکدام از این گروههای فرآیندی می­پردازیم.

فرآیند آغازین. اولین مرحله در چرخه عمر پروژه، فرآیند آغازین است. این مرحله شامل ایجاد یک پروژه جدید از طریق تعریف مسئله یا فرصت تجاری مورد نظر، راه حل در نظر گرفته شده و محدوده اجرای پروژه می­شود. در این فرآیند تعاریف و مجوزهای لازم برای پروژه و یا فازهای پروژه ارائه می شود. مدیر پروژه و افراد کلی تیم پروژه معمولاً در این مرحله انتخاب می شود، بیانیه اولیه محدوده تعریف شده و اولین سند پروژه در این مرحله در قالب فرم تعریف پروژه (Project Charter) تهیه می­شود. این مستند به توصیف اهداف پروژه و منابع مورد نیاز تخمینی آن و محصولات پروژه می­پردازد. برای تهیه آن لازم است مروری کلی بر فعالیت هایی که تا انتهای پروژه باید انجام شود داشته باشیم.

می­توان گفت فاز آغاز پروژه بر خلاف تصور، مهم ترین فاز در چرخه عمر پروژه است. اگر پروژه را بصورت صحیح شروع نکنید، ریسک شکست پروژه را شدیداً افزایش خواهید داد.

فرآیند برنامه ریزی. در این مرحله، اهداف پروژه بطور جزئی تری تعریف شده، نیازمندی ها و دستاوردهای پروژه به طور دقیق مطرح می­شوند. برنامه ارتباطات پروژه، ریسک های احتمالی آن و نیز شاخص های تعیین کیفیت مشخص می­شوند. در مرحله برنامه­ریزی مجموعه­ای از مستندات برنامه ریزی تهیه می­شود که تیم پروژه را در فازهای باقی مانده هدایت می­کند. فعالیت هایی که در شکل زیر آمده­اند باید در این مرحله تکمیل شوند. ممکن است برای اجرای پروژه های کوچکتر، تمام این فعالیت ها ترکیب شود و آن ها را در یک برنامه واحد جای داد. برای پروژه های بزرگتر باید هر یک از این مستندات را بصورت جداگانه تهیه نمود.

نتایجی که در نتیجه اجرای این گروه از فرآیندها بدست می­آید، می­تواند بصورت زیر خلاصه گردد:

-         مستند کردن و انتشار نهایی بیانیه محدوده پروژه

-         تعریف فعالیت های پروژه

-         تعیین بودجه پروژه

-         تهیه برنامه زمان بندی پروژه

-         تعیین منابع و مهارت های مورد نیاز

-         تهیه برنامه کیفیت پروژه