مدیریت پروژه

مفهوم مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، مجموعه ای از دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهایی است که با به کارگیری و یکپارچه سازی فرآیند مدیریت پروژه - شامل فرآیندهای آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایانی - برای دست یابی به اهداف پروژه و رفع نیازهای آن به ادارة فالعیتهای پروژه می پردازد.

مدیریت یک پروژه ، بدون توجه به تکنیک ها و دانش مدیریت پروژه، دقیقاً مثل انجام یک بازی فوتبال بدون داشتن تاکتیک بازی می باشد. یک مربی فوتبال باید بازیکنان را به همکاری با یکدیگر تشویق نماید و همواره باید این سئوال را از خود بپرسد که؛ "ما باید چگونه در این مسابقه بازی کنیم تا به امتیازی بالاتر از تیم حریف دست پیدا کنیم؟ پرداختن به این مورد توجه به یک نکتة کلیدی است که تک تک اعضای تیم، جهت رسیدن به هدف (پیروزی) باید مد نظر داشته باشند. "

یکی از مهمترین مشکلاتی که کار تیم پروژه را تهدید می کند عدم انجام کار تیمی است که اغلب از فقدان آشنایی آنان به فنون کار تیمی حادث می شود . یک تیم پروژه ای پس از اتمام کار پروژه و به نتیجه رسیدن آن منحل خواهد شد، این درحالی است که اعضای تیم باید تجربیات خود را قبل از انحلال تیم، ارزیابی کرده و مستندسازی نمایند. چون توجه داشتن به تجربیات گذشته و استفاده از آنها در پروژه های بعدی باعث کاهش زمان برنامه ریزی و نیز صرف منابع کمتر برای برنامه ریزی خواهد شد. همچنین با مرور تجربیات به دست آمده در پایان یک پروژه، اعضای تیم به این نتیجه خواهند رسید که صرف وقت برای برنامه ریزی پروژه باعث کوتاهتر شدن زمان اجرای آن خواهد شد .

دانش مدیریت پروژه فرآیندی را که شامل یک سری سئوالات اساسی برای موفقیت پروژه میباشد قبل از آغاز پروژه در اختیار تیم پروژه قرار می دهد به طوریکه مجریان پروژه با پاسخ گویی به این سئوالات می توانند پروژه را در مسیری پربازده و به صورت یکنواخت به پایان برسانند . در ادامه برای آشنایی بیشتر به تعدادی از این سئوالات اشاره خواهد شد:

• نتیجة پروژه چه چیزی (هایی) خواهد بود؟
• مشتریان پروژه به چه چیزهایی احتیاج دارند؟
• هزینة اجرای پروژه  چه قدر خواهد بود؟ 
• اجرای پروژه در هر مرحله چه  قدر طول خواهد کشید؟ 
• احتمالاً کدام بخش از پروژه می تواند با مشکل مواجه شود؟
• تیم پروژه چگونه می تواند از بروز مشکلات شناخته شده جلوگیری کند؟

مهمترین رسالت مدیریت پروژه ایجاد تعهد و مسئولیت در قبال برنامه زمانبندی است که مانع از به تاخیر افتادن پروژه و هزینه های مرتبط می گردد.

مهارتهای مدیر پروژه:

مدیران پروژه باید گستره ای از مهارت ها را در سطحی بالا داشته باشند. گروهی از این مهارتها، مهارتهای عمومی نامیده می شوند. مهارتهای عمومی پایه های اصلی مهارتهای مدیریت پروژه بوده و آگاهی کامل از آنها برای مدیران پروژه ضروری است. این مهارتهای عمومی عبارتند از:

•        رهبری. رهبری با مدیریت متفاوت است. رهبری شامل موضوعاتی از قبیل، تعیین اهداف سازمانی، همسوسازی متولیان و مجریان و ایجاد انگیزش می باشد.

•          ارتباطات. موضوع اصلی ارتباطات، تبادل اطلاعات است. مدیر پروژه باید قادر به برقراری ارتباط به شیوه ای مناسب، از طریق تصمیم گیری درست در خصوص انتخاب رسانه، روش های نوشتاری، روش های ارائه و روش های مدیریت جلسه باشد.

•          مذاکره. مذاکره مبتنی بر اصل مشاوره و رایزنی با دیگران به منظور کسب نتیجه و دستیابی به توافق مشخص است.

•          حل و فصل مسائل. حل و فصل مسائل تلفیق توامان بیان مسائل روزمره و اخذ تصمیم است.

•          توانائی سازمانی. توانائی سازمانی قابلیت انجام به موقع امور است.

منبع: پمباک  و کتاب مفاهیم و راهنمای مدیریت پروژه