در ادبیات موضوع ، مدیریت سبد پروژه ها، در سازمان بر انجام کار درست تمرکز دارد. مدیریت سبد رویکردی است برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان، توسط انتخاب، اولویت دهی، ارزیابی و مدیریت پروژهها، برنامه‌ها و دیگر کارها در سازمان، با توجه به ارتباط با اهداف و استراتژی های سازمان. مدیریت سبد اجزا مختلف را جمع‌آوری، شناسایی، ارزیابی، طبقه‌بندی، انتخاب، اولویت‌بندی، متعادل، اجرا و بازنگری می‌کند.
(Project portfolio management standard; 2006)
۱. تدوین برنامه کلان دفتر مدیریت پروژه
a. استراتژی دفتر مدیریت پروژه PMO
b. چشم انداز و بیانیه ماموریت
c. منشور دفتر مدیریت پروژه PMO
d. اهداف و مقاصد (بلندمدت / میان مدت / کوتاه مدت)
e. اختیارات و مسئولیت ها
f. معیارهای ارزیابی موفقیت
g. تعیین محدوده دفتر مدیریت پروژه PMO
i. واحدهای سازمانی مربوط
ii. چه پروژه هایی به دفتر مدیریت پروژه PMO مربوط می شوند
iii. چه قسمتی از چرخه حیات پروژه به دفتر مدیریت پروژه PMO مربوط می شود
سازمان ها شاهد رشد و توسعه بسیار سریعی هستند. برای تحقق این جهش سریع و بزرگ، پروژه‌های متعددی در مقیاس کوچک و بزرگ در سازمان هاتعریف و اجرا می شوند. پروژه‌هایی که محمل و بستر توسعه و ایجاد تغییرات مطلوب در سازمان بوده‌اند.
با توجه به این دوره توسعه و جهش سریع، لزوم بازنگری در نحوه تعریف و اجرای پروژهها در گسازمان ها به شدت احساس شده و این احساس نیاز پیش زمینه تشکیل واحدی به نام دفتر مدیریت پروژه شده است که اهداف کلی آن در ادامه تشریح شده است.
برخى معتقدند که وظیفه اصلى استراتژیست ها، درک رقبا و پیروز شدن بر آنهاست. البته براى حفظ بقاى سازمان، مدیران و رهبران آن باید درک درستى از رقبا داشته باشند و درصدد غلبه بر آنها برآیند؛ اما اگر استراتژى یک سازمان صرفاً بر محور رقابت استوار باشد، تقریباً مى توانید مطمئن باشید که این استراتژى بیشتر حالت تدافعى و واکنشى خواهد داشت و در نتیجه، میدان عمل و تأثیر آن محدود خواهد بود؛ نوآورى ها نیز در وهله اول، در جهت تقلید و افزایش سود پیش خواهد رفت که از هیچیک از این دو، نتایج رقابتى پایدارى حاصل نخواهد شد.
در واقع باید گفت وظیفه اصلى استراتژیست ها، رفتن به جایگاهى فراتر از رقابت است. وظیفه اصلى استراتژیست ها، تجهیز سازمان است به گونه اى که سازمان بتواند چیزى ویژه، مهم، و غیرمنتظره را در بازار عرضه به دست آورد تا ارزشى جدید، غیرقابل مقاومت، و معنى دار براى مشترى - و در نتیجه براى سرمایه گذاران - ایجاد نماید.
بدون شک درک رقبا و غلبه بر آنها بخشى حیاتى از استراتژى رقابتى است. اما هرگز فراموش نکنید که جستجوى یک استراتژى موفق، پیرامون ارزشى دور مى زند که سازمان شما، صرف نظر از عملکرد رقبا، مى تواند ایجاد کند. این، چیزى است که مشتریان را برمى انگیزد، کارکنان را به تحرک وادار مى سازد، و سرمایه گذاران را جذب مى نماید.
PMBOK ، ساختار شکست کار را اینگونه تعریف می نماید:
گروه بندی عناصر به شیوه‌ای مبتنی بر اقلام قابل تحویل که محدوده کل پروژه را تعریف و سازماندهی می‌نماید ؛ هر یک از سطوح پایینی نشانگر تعریفی دقیقتر از کار پروژه هستند . عناصر ساختار شکست کار چشم‌اندازی روشن از محصول نهایی پروژه و فرایند کلی آن را پیش‌روی ذینفعان و مدیر پروژه قرار می‌دهند.
ساختار شکست کار را می‌توان با استفاده مجدد از اجزای سایر ساختارهای شکست کاری که از پروژه های مشابه پیشین در دسترس هستند و یا به صورتی کاملا جدید تهیه نمود .
ساختار شکست کار به تدریج و با بررسی مکرر اهداف اجرایی پروژه ، معیارها و شاخصهای کارکردی / عملکردی ، محدوده پروژه و نیازمندیهای عملکرد فنی تکمیل می‌شود .
برای تهیه WBS باید به نکات زیر توجه کرد و در خصوص آن ها اندیشید:
ادامه مطلب ...
سازمان PMI، در PMBOK مدیریت پروژه را به صورت به‌کارگیری دانش مهارت، ابزار و تکنیک‌ها برای طرح‌ریزی و انجام فعالیت‌ها مطابق با نیازها و انتظارات ذینفعان تعریف می‌کند. ذینفعان کسانی هستند که به صورت فعال در پروژه حضور داشته و یا علائق و سلایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی در نتایج اجرای پروژه و تکمیل آن اثر بگذارد.
مدیریت پروژه هنر و علمی است که چشم انداز Vision را به واقعیت reality تبدیل می کند. . (Turner, 1999) همچنین، استاندارد مجموعه دانش مدیریت پروژه PMBOK بیان می‌کند که برای مدیریت مؤثر پروژه، علاوه‌بر ابزار و تکنیک‌ها، ساختار تجزیه کار(WBS)، آنالیز مسیر بحرانی(CPM) و به‌کارگیری دانش و مهارت آن، به 5 کاردانی و خبرگی نیازمند است:
1. مجموعه دانش مدیریت پروژه
2. به‌کارگیری دانش، استانداردها و قوانین
3. فهم محیط پروژه
4. دانش و مهارت‌های عمومی مدیریت
5. مهارت‌های بین فردی (ارتباط با افراد)
افراد ممکن است پروژه را با فعالیت های که به صورت مداوم (عملیات) در حال انجام هستند اشتباه بگیرند. این فعالیت های مداوم معمولاً شروع و پایان مشخصی ندارد و معمولاً از فرآیندهای مشابه برای رسیدن به نتایج مشابه است استفاده می کنند:
همانطور که گفته شد هر پروژه یک محصول، خدمت یا نتیجه خاصی را دربردارد. با اینکه ممکن است عناصر تکراری در برخی دستاوردهای پروژه دیده شود ولی این تکرار یکتایی ماهوی کار پروژه ای را تغییر نمی دهد برای مثال ساختمان اداری با مواد اولیه مشابه و یا یک تیم مشابه ساخته شوند، اما هر کدام در محلی خاص ساخته شوند- با طراحی های متفاوت، شرایط متفاوت، پیمانکاران متفاوت و غیره.
جدول مقایسه پروژه ها با فعالیت های مداوم
|
پروژه ها |
فعالیت های مداوم (عملیات) |
|
شروع و پایان مشخص |
شروع و پایان مشخصی ندارد |
|
موقتی |
مداوم |
|
تولید یک محصول یا خدمت یکتا |
تولید محصول یا خدمت مشابه به دفعات زیاد |
|
منابع به پروژه تخصیص می یابد |
منابع به عملیات تخصیص می یابد |
|
پایان پروژه با معیارهای مشخصی تعیین می شود |
فرآیندها بارها تکرار می شوند. |
|
نکته: هدف پروژه رسیدن به مقصود و نتیجه مورد نظر آن است. هدف فعالیت های مداوم، حفظ کارکردهای سازمان است. |
سازمان همیشه به دنبال بررسی راه هایی برای ایجاد کسب و کار، حفظ مزیت های رقابتی، بدست آوردن کارایی بیشتر و خدمت رسانی به مشتریان خود، به شیوه های جدید و مبتکرانه هستند. برای نیل به این هدف بایستی هر روز و هر لحظه در پی بهینه سازی و به روز رسانی محصولات و روش های تولید بود و این یعنی نیاز به توسعه سریع برای پاسخ گویی به نیازها و ایجاد تغییرات سودمند. نیازمندی های کسب و کار یا نیازمندی های قانونی، پیشرفت های تکنولوژیک، فرصت ها و یا مشکلات نیز ممکن است منجر به نیاز ایجاد تغییرات در سازمان شوند.
تغییرات مورد نظر در سازمان ممکن است از ایجاد خطوط تولید محصولات جدید، تغییر بسته بندی تا تغییر در برنامه های پرسنلی باشد. اما آنچه که مهم است، این نکته است که پروژهها ابزار انجام تغییرات هستند. پروژه ها در پی برآوردن چنین نیازهایی به تغییر تعریف می شوند. پروژه ها اهداف و ماهیت های گوناگونی دارند: ایجاد یک ساختمان جدید، خط تولید جدید، بازسازی تجهیزات یا انبار موجود و ... در هر یک از این پروژه ها هدف ایجاد تغییری در وضع موجود است، تا به کمک تغییر ایجاد شده، امکانات جدید یا شرایط بهینه ای برای سازمان مهیا شوند.
از آنجا که پروژه ها ابزار ایجاد تغییرات هستند؛ هر چه سرعت توسعه و تغییر بیشتر باشد، پروژه های بیشتر و بزرگتری در سازمان تعریف و اجرا می شوند. پروژه ها ابعاد مختلفی دارند، از پروژه های بسیار کوچک و کم هزینه برای یک تغییر جزئی در خط تولید یا اضافه کردن ظرفیت تولید تا پروژه ایجاد و راه اندازی یک کارخانه جدید که ممکن است سالها به طول بیانجامد. با این حال همه آن ها:
· در برگیرنده فعالیت‌هایی هستند که باید در زمانی معین و با هزینه و کیفیتی معین اجرا بشوند.
· تلاش یا فعالیتی است که در آن انسان یا منابع مادی یا مالی به گونه خلاقانه ای سازماندهی می شوند تا محدوده کاری مشخص و منحصر به فردی را انجام دهند.
· تلاشی است که در آن منابع (مالی، مادی، انسانی و...) برای رسیدن به تغییری سودمند به صورت جدیدی سازماندهی می شوند تا محدوده یکتایی از محصول با مشخصات معین و در یک محدوده زمانی و هزینه معین برای رسیدن به تغییری مطلوب که اهداف آن به صورت کیفی و کمی مشخص شده است بدست آید.
· یک فعالیت موقت است که منجر به یک محصول، خدمت یا نتیجه ی خاص می شود. ماهیت موقتی پروژه باعث می شود که پروژه شروع و پایان مشخصی داشته باشد. پایان پروژه هنگامی است که به اهداف پروژه رسیده باشیم یا هنگامی که پروژه متوقف شود و به هر دلیلی اهداف پروژه قابل دستیابی نباشند یا هنگامی که نیاز برای پروژه دیگر وجود نداشته باشد.
بر طبق تعاریف بالا، پروژه دارای این ویژگی‌هاست:
1. موقتی بودن: به این معنا که وقتی پروژه‌ای تعریف می‌شود، می‌بایستی زمان شروع و اتمام آن کاملاً مشخص باشد.
2. محصول و خدمات منحصر بفرد: یعنی پروژهها از نظر محصول یا محیط منحصر به فرد بوده و اگر پروژه‌ای پس از اتمام، به صورت مداوم در سازمان اجرا شود، به آن عملیات گفته می‌شود.